Penulisan Surat Business Letter dalam Bahasa Inggris

Monday, June 18th, 2012 - WRITING

Penulisan Surat

Jika Anda menulis alamat dalam Surat Resmi, maka kita harus memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan isi surat dan gaya surat yang ingin kita buat. Hal terpenting yang harus kita sangat kita perhatikan adalah apabila kita menggunakan gaya American English, maka secara keseluruhan surat, mulai dari awal hingga akhir harus seragam. Begitu pula apabila kita menggunakan gaya British English, maka keseluruhannya juga harus ada pada gaya bahasa yang sama.

Business Letter yang BAIK dan BENAR

Di bawah ini akan kami jelaskan cara pembuatan Business Letter dalam Bahasa Inggris.


1. Posisi Alamat Pengirim dan Tanggal

Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:

Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

25 January 2012

Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:

  • Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
  • Di akhir surat, di bawah tanda tangan

January 25, 2012

Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

atau

Sincerely

James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

2. Alamat Penerima

Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:

Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)

Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:

Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
 25 January 2012

Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).

January 25, 2012

Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN

atau

January 25, 2012

Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN

—- isi surat —-

Sincerely

James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

3. Salam Pembuka

Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga sebaliknya.

Jika Anda tahu nama orangnya:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga

Contoh: Dear Mr Miller

Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.

Contoh: Dear Chris Miller

Jika Anda tidak tahu nama orangnya:

Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:

a. British English

  • Dear Sir / Dear Sirs   = Jika penerimanya laki-laki
  • Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
  • Dear Sir or Madam  = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

b. American English

  • Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
  • Ladies  = Jika penerimanya perempuani
  • Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
  • To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

TANDA BACA

Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma

  • Dear Mr Miller
  • Dear Mr Miller,

Pada American English, gunakan tanda baca “titik dua”

  • Dear Mr. Miller:

4. Perihal (Subjek)

Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam penulisan Perihal, yaitu:

  • Gunakan “Subject:” atau “Re:”
  • Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal” 
  • Tulis Perihal dalam Huruf Besar

Perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English seperti di bawah ini:

a. British English

Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:

Dear Mr. Hunt

Subject: Request No. 145

Referring to your …

b. American English

Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:

Subject: Request No. 145

Dear Mr. Hunt:

Referring to your …

5. Isi

Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:

  • Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
  • Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
  • Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.

ISI

  • Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
  • Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
  • Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat

6. Salam Penutup

Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:

British English

  • Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.
  • Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.

American English

Gunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.

Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:

  • Regards
  • Kind regards
  • Best wishes

7. Lampiran

Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:

  1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
  2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.

Kesimpulan:

Perhatikan gaya penulisan Business Letter “British English” di bawah ini:

Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
 25 January 2012
Dear Mr. Hunt

Subject: Request No. 145

Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.

We thank you and look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

 

James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455 

Enclosure

Perhatikan gaya penulisan Business Letter “American English” di bawah ini:

January 25, 2012

Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455

Subject: Request No. 145

Dear Mr. Hunt:

Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.

We thank you and look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

 

James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455 

Enclosure

Leave a Reply